2. 电子表格

摘要

本节将会为您简要介绍 OpenOffice.org Calc 的电子表格功能。我们认为您已经知道了为什么要使用电子表格,并且不想深入到应用程序特定的功能(如会计、财务、试算等等)。

2.1. OpenOffice.org Calc

2.1.1. 启动

要调用 OpenOffice.org Calc,请从主菜单中选择办公电子表格OpenOffice.org Calc。您还可以从任何其它 OpenOffice.org 应用程序屏幕中打开该程序,只需选择文件新建电子表格。这将打开一个 OpenOffice.org Calc 窗口,其中有一张空的电子表格。

当您第一次调用 OpenOffice.org Calc 时,会显示一个对话框,询问您是要使用 Microsoft® 格式还是 OpenOffice.org 格式来保存您的文件。

您的选择应该取决于您是否打算和只使用 Microsoft® 应用程序的人交换大量文件。如果您处于这种情况的话,请单击使用 Microsoft® Excel 文件格式,但是请额外注意这种格式并非完整支持。同时,这仅仅是默认格式,您总是可以在另存为对话框中更改文件类型。

2.1.2. 界面

图 10.2. OpenOffice.org Calc 的主窗口

OpenOffice.org Calc 的主窗口
格式栏

OpenOffice.org 所有应用程序的标准格式栏,可用于更改应用程序数据的字体、颜色、对齐等等。

公式栏

使用此处输入、编辑或删除单元格内的公式。

工作区

您可在此输入电子表格中的数据:数字、日期、公式、图像等等。

全部选中

单击工作区左上角的这一小区域可立即选中全部单元格。当您需要对整张工作表进行更改的时候,这一功能将非常有用。例如,您想要将字体的大小全部改为 10pts(磅)。

工作表更改按钮和标签

电子表格的工作簿中通常包含多张工作表。使用这些按钮可以轻松在工作簿的工作表之间切换。您还可以使用标签来切换工作表。

2.2. 使用电子表格

下面的几小节将会简要介绍一些基本的功能,比如在电子表格中输入数据和公式,以及添加代表数据的图表。其中会用到一个假想公司的月度收支表。

OpenOffice.org Calc 是企业级的电子表格程序,其中包含的特性远远超出本文档所述的内容。请参看第 2.3 节 “更进一步”中关于如何充分利用 OpenOffice.org Calc 的信息。

2.2.1. 输入数据

要在单元格中输入数据(文字或数字),请使用光标键找到该单元格,或者单击该单元格,然后在其中输入数据,完成后请按 Enter 键。

自动补全功能能够简化数据输入。自动补全会根据当前单元格中的值“猜测”下个单元格中的值。这一功能适用于可关联到一系列连续整数的任何数据。

图 10.3. 使用自动补全简化数据输入

使用自动补全简化数据输入

要使用自动补全,请将您的鼠标放到单元格的“填充柄”(单元格边框右下角的小黑方块)上,拖曳该填充柄即可。单元格值将会以工具提示的形式显示出来(参见图 10.3 “使用自动补全简化数据输入”)。到了最后一个需要的值时,放开鼠标就可以填充相应的单元格了。

单元格数据还可以按照不同的条件排序。要完成这一操作,首先选择您想要排序的单元格,然后从菜单中选择数据排序。指定好搜索依据、顺序和额外选项之后,单击确定按钮可开始对单元格排序。

[提示]提示

请确定您也选择了作为数据“标题”的行列,这样可以更方便地指定排序数据的规则。

2.2.2. 添加公式

公式可让电子表格变得更加“自动”,也可让您执行像复数模拟这样的操作。要在单元格内输入公式,请在单元格输入其它所有内容之前添加 = 符号,否则会被认为是“静态”数据。

所要进行的操作以代数式的形式给出。例如,=3*A25+4*(A20+C34/B34) 就是用单元格 C34 的值除以单元格 B34 的值,所得商加上 A20 的值,把和的 4 倍加在单元格 A253 倍上。如此这般,可以用简单表达式作为基础逐步构造复杂的表达式。

OpenOffice.org Calc 为您提供了很多预先定义的函数,您可在公式中自由使用。日期时间、数学、统计、金融、逻辑和其它种类的函数应有尽有。要想了解具体函数,您可以从菜单中选择插入函数

2.2.3. 图表:更简单地解释数据

如果电子表格中所包含的信息太多,那么要想了解数据之间的关系将会变得异常困难:数字太多,每个数字所代表的含义也十分有限。要想表示这种数据,最好是使用图表。

和所有的数据分析一样,您必须先选择要在图表中显示的数据区域。所以,您应该先选中单元格区域,然后从菜单中选择插入图表,以启动图表向导。

选择您喜爱的图表类型、子类型、标题、数轴标题等等选项,然后单击创建即可在工作表中创建并插入图表(参见图 10.4 “工作表中的立体统计图”)。

图 10.4. 工作表中的立体统计图

工作表中的立体统计图
[提示]提示

电子表格中的图标是“动态”的,这意味着当您修改单元格中的数据时,图表将会进行自动更新。

[提示]提示

单击再用鼠标右键单击插入的图表,可弹出一个菜单,其中包含了可更改许多图表参数的选项。例如,双击图表标题即可修改之。

2.3. 更进一步

如果您想要获得关于学习使用 OpenOffice.org Calc 的更多信息,您应该看看 OpenOffice 支持网站上的教程。

同时,别忘了多看看 OpenOffice.org Calc 的在线帮助,您可通过帮助目录菜单访问,也可以按 F1 键。您肯定能找到问题的答案。帮助主题可通过目录、索引以及全文搜索工具访问。